Sử dụng phần mềm kế toán Excel có ưu điểm và nhược điểm gì

Kế toán là một trong các bước liên quan đến nhiều chi tiết: các quy định, luật lệ, thuế và nhiều thống kê giám sát phức tạp khác… sẽ tốn rất đông thời gian. Do đó, việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ không còn làm mất không ít thời gian như khi sử dụng hệ thống kế toán cũ. Hiện nay, phần mềm kế toán excel được sử dụng thịnh hành nhất hiện nay. Mặc dù vậy, phần mềm kế toán excel cũng có thể có những ưu nhược điểm riêng của nó.

Vừa rồi, bên trên một trong những forum kế toán có các câu hỏi dạng giống như những ưu nhược điểm của phần mềm kế toán excel so với cả các phần mềm kế toán khác ?. Bây chừ, chưa có một phân tích chi tiết nào về luận điểm này nên với câu hỏi như vậy nhận được rất nhiều phản hồi khác biệt & không thống nhất chủ kiến. Mọi cá nhân đều phải có cách nhìn nhận luận điểm không giống nhau & tuỳ vào kĩ năng mà cách nhìn nhận sự việc cũng thế.

>>>  5 Lợi ích của phần mềm bán hàng đối với quản lý chuỗi cửa hàng

Chi tiết, bên trên diễn đàn có member Khampha65 có đặt vấn đề như sau:

“Chào những bạn!

Mình muốn hỏi Các bạn biết làm kế toán bên trên cả phần mềm và excel về ưu, điểm yếu kém của việc làm kế toán bên trên excel so với làm kế toán bên trên phần mềm? Mình rất mong nhận được replay của Cả nhà.

Có khá nhiều bạn nhập cuộc trả lời, nhưng rất sơ xài and không chi tiết. Mặc dù vậy, có 1 member kỳ cựu hai2hai replay rất chi tiết và nhận được nhiều lời cám ơn từ các member khác. Nội dung replay như sau:

>>> Phần mềm bán hàng cho shop, cửa hàng, nhà phân phối

“Ưu điểm:

Làm theo ý thích, kể cả làm sai hoặc không xúc tích và ngắn gọn thì cũng khá được (Ví dụ: Làm kế toán Excel đa số chúng ta chả có khái niệm Danh mục cũng … chả sao)

Không phụ thuộc vào nhà trở nên tân tiến, tăng kỹ năng tự tò mò, làm chủ các bước (cái này phong2v thích lắm). Nhưng mà làm kế toán SX thì như thế nào trên Excel hả Anh chị em ơi?”

Không mất tiền mua phần mềm kế toán nhưng phải ném tiền mua bạn dạng quyền MS Office từ 300 đến 500$ (ở đây ko thủ thỉ vi phạm bản quyền)

>>> Phần mềm quản lý khách hàng – thẻ thành viên – tích điểm

Nhược điểm:

Chỉ làm 1 người trên 1 file tại 1 thời điểm (phù phù hợp với cty cực bé).

Phần mềm kế toán được phát triển bởi các người làm IT chuyên nghiệp hóa and có sự tư vấn của rất nhiều người làm kế toán nên dữ liệu kế toán đc tổ chức khoa học, có quan hệ dàng buộc ngặt nghèo (ví dụ: không hề xóa linh tinh 1 chứng từ nếu có chứng từ phát sinh tiếp đến, không còn xóa đối tượng người tiêu dùng nếu đã nhập cuộc giao dịch kinh tế phát sinh). Còn Excel thì trái lại.

Dữ liệu toàn thể kế toán trong vô số nhiều năm phải lưu trữ nhiều files hòa bình.

Dữ liệu lớn bên trên 5Mb thì lộ diện rất chậm

Chỉ cung ứng về mặt sổ sách thường thì, những nghiên cứu hoạch toán mang ý nghĩa quản trị là rất khó (trừ phi phải lập trình VBA – mà lập trình cỡ đó ko phải ai cũng làm được)

Những chứng từ nhập đa phần dạng row của 1 Sheet, không đúng mẫu chứng từ sự thật (tức là ko có quan hệ master-detail theo đúng nghĩa của 1 chứng từ)

Sửa xóa chứng từ dễ chịu và thoải mái (thậm chí ko có cả các danh mục đối tượng người sử dụng, và nếu có thì có thể xóa xoẹt đi mà chả sao cả) nhưng chưa chắc đã có quan hệ xuất sắc nên chỉ có thể dữ liệu ko đúng. Không đáp ứng được nguyên lý kế toán trong tình huống sửa xóa: nguyên lý lịch sử dân tộc chứng từ. & giả sử có sửa xóa thì cũng không theo dõi lưu vết hành vi đc.

Làm excel thì dựa vào người làm. Nhân viên kế toán bỏ đi thì chuyên viên khác sẽ chưa chắc có những file kế toán đó, mà có chưa chắc đã sử dụng được. Còn phần mềm có nguyên tắc, có tài liệu chỉ dẫn sử dụng để người sau hoàn toàn có thể dùng được luôn luôn (nhất là trường hợp ký Hợp Đồng gia hạn với NCC)

Nếu làm Excel thì phải hạch toán thủ công bằng tay từng ngày. Bên cạnh đó làm PMKT thì có định nghĩa hết các nghiệp vụ tài chính phát sinh thành thư viện nghiệp vụ (KH có thể tự định nghĩa được) & khi thực hiện nghiệp vụ KT thì người dùng ko còn gây được sự chú ý chuyện Nợ/Có ra làm sao nữa. Nhưng bấm Recap 1 cái là có thể xem được việc hạch toán ra sao đối với chứng từ vừa nhập.

Macro của Excel có thể bị xóa bởi những PM diệt virus Ngoài ra những CSDL của PMKT thì ít bị trục trặc. Tính bình an cao của PMKT với các công cụ về CSDL như backup, restore, bảo mật hệ chủ tịch CSDL, không hề xóa CSDL nếu ko có quyền

Nếu còn muốn phân quyền bên trên Excel thì cũng phải viết gần như một PMKT. Mặc dù thế ở việt nam chỉ có 1 vài người làm đc việc đó. Mà ai cũng rất có thể xóa đc 1 file excel nên tính bảo mật là = 0

Lấy đâu ra các tác dụng như thiết lập cơ chế giá, khối hệ thống KHTT, v.v… liên quan tới các nghiệp vụ front-end của khách hàng (khách sạn, quán ăn, shop, sản xuất phức tạp, v.v…)

V.v… (có thể kể đến hàng ngàn cái ko thể làm đc bên trên excel hoặc nếu làm được thì phải mất rất nhiều thời gian để kiến thiết thành 1 PMKT chuyên nghiệp hóa bên trên Excel)” .

Qua đó, chúng ta cũng có thể thấy rằng ở bên cạnh những ưu điểm mà phần mềm kế toán Excel mạng lại vẫn còn đấy rất nhiều điểm yếu kém khác cần khắc phục. Tuy nhiên, đối với Anh chị em sinh viên mới ra trường nên sử dụng phần mềm này khi mới ban đầu các bước kế toán and nên nhớ rằng: mình là “lính mới” nên chưa tồn tại kinh nghiệm làm việc thực ra. Vậy thì tài năng xin việc vào các công ty lớn là điều hoàn toàn không hề trừ khi chúng ta có người nhà xin. Bên trên thực chất thì phần nhiều sinh viên mới ra trường đều thao tác tại những công ty vừa và ốm ở những mô hình như là Thương Mại, Dịch vụ, Xuất nhập khẩu… những C.ty này vẫn sử dụng Excel nên Web kế toán có đề xuất thứ nhất cho Các bạn sinh viên mới ra trường là: nên sử dụng kế toán Excel. Nếu khách hàng nghĩ rằng bên trên trường mình đã học kế toán trên Excel rồi & giờ không cần nữa chỉ việc học phần mềm kế toán thôi thì bạn cũng cần cần biết rằng các thứ mà bạn đã được trên trường chỉ là học qua thôi, quãng thời gian đó không đủ cho bạn mạnh mẽ và tự tin để nghĩ rằng mình hoàn toàn có thể làm được thành thạo kế toán trên Excel đâu.

Ngoài những việc học kế toán trên Excel thì kế toán mới ra trường cũng cần lưu ý các trường hợp mình cần lựa chọn việc học kế toán bên trên phần mềm. Ví dụ: sắp tới bạn xin vào làm việc một công ty A ví dụ điển hình and công ty đó đang sử dụng phần mềm kế toán thì bắt buộc bạn cần phải học phần mềm kế toán. Nhưng có rất nhiều phần mềm kế toán mình nên học phần mềm kế toán nào. Cách rất tốt là bạn nên thăm dò xem công ty đó đang sử dụng phần mềm kế toán nào mình sẽ học phần mềm kế toán đó.

Trải qua bài viết này, Web kế toán hy vong các bạn có thể nhìn thấy đc các ưu, nhược điểm của phần mềm kế toán Excel để rất có thể có các sự lựa chọn giỏi hơn để hỗ trợ cực tốt cho công việc kế toán của Các bạn.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *